Bí quyết chia nhỏ thời gian để luôn hoàn thành trước cả deadline

Nhà văn nổi tiếng thế giới Trollope đã đạt được hiệu suất làm việc đáng kinh ngạc bằng cách viết những quãng 15 phút trong 3 tiếng mỗi ngày.

21/08/2016 14:21

Bắt đầu viết cuốn tiểu thuyết đầu tiên vào năm 1847, Anthony Trollope đã viết với một tốc độ đáng kinh ngạc. Trong 38 năm tiếp theo, ông đã xuất bản 47 tiểu thuyết, 18 tác phẩm hiện thực, 12 truyện ngắn, 2 vở kịch và một loại các bài báo.

Trollope đạt được hiệu suất làm việc đáng kinh ngạc bằng cách viết những quãng 15 phút trong 3 tiếng mỗi ngày.

Ảnh minh họa

Chiến lược của ông được giải thích trong cuốn sách của Mason Currey, Daily Rituals:

'Đây là thói quen của tôi, đặt một chiếc đồng hồ trước mặt mình và yêu cầu bản thân viết được 250 từ trong mỗi 15 phút…

Việc phân chia thời gian giúp tôi viết được hơn 10 trang của một cuốn tiểu thuyết mỗi ngày. Nếu giữ tốc độ này trong 10 tháng thì có thể ra kết quả là 3 cuốn tiểu thuyết trong một năm…' - Anthony Trollope

Cách tiếp cận của Trollope có vẻ đơn giản nếu chỉ nhìn bên ngoài nhưng thực tế không phải vậy. Hãy cùng khám phá xem tại sao chiến lược này khiến nhà văn làm việc năng suất đến vậy mà liệu chúng có thể áp dụng cho bản thân mình.

Vấn đề với những dự án lớn

Nếu nói đến việc hoàn thành công việc, tôi đã đạt được kết quả tốt nhất khi sắp xếp những ưu tiên của mình dựa trên tầm quan trọng thực sự. Sau đó tôi làm những việc quan trọng nhất trước. Bất cứ khi nào có thể, tôi tin rằng đây là chiến lược tốt nhất bởi vì nó buộc bạn hướng năng lượng của mình vào công việc có giá trị cao nhất trước.

Nhưng có một vấn đề phổ biến với cách tiếp cận này:

Sau khi sắp xếp ưu tiên trong ngày của bạn, nếu công việc quan trọng số 1 là một dự án thực sự lớn thì nó sẽ khiến bạn thấy bực mình vì mất một thời gian dài để hoàn thành.

Ví dụ, tuần trước tôi đã làm một dự án phải mất 2 ngày mới hoàn thành. Trong sáng ngày thứ hai, khi bắt tay vào làm tôi đã biết mình không thể hoàn thành ngay trong ngày được. Dù biết trước vậy nhưng đến giữa chiều tôi vẫn cảm thấy thất vọng. Đã 4 giờ chiều, tôi mất cả ngày để làm công việc quan trọng nhất này nhưng cuối cùng tôi vẫn chỉ nhìn thấy công việc còn dang dở.

Việc tôi làm là đúng nhưng phong độ làm việc của tôi dường như bị “mắc kẹt” vào công việc số 1 khi tôi mất cả ngày để làm. Những cảm xúc thất vọng là một nhược điểm có thể có của cách tiếp cận này.

Tuy vậy, Trollope đã phát triển giải pháp cho vấn đề phổ biến này.

Giai đoạn nhỏ, tạo đà lớn

Công việc của Trollope là viết sách và viết sách là một dự án lớn. Đó hoàn toàn không phải là một loại việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày. Trong một số trường hợp, viết một chương sách thôi cũng là một nhiệm vụ quá lớn trong một ngày.

Tuy nhiên, thay vì đo tiến độ của mình dựa trên những chương hoặc sách được hoàn thành, Trollope đo lường tiến độ của mình với mỗi khoảng 15 phút. Điều này cho phép ông hưởng thụ cảm giác hài lòng và hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ một cách nhanh chóng.

Đây là vấn đề lớn vì hai lý do:

1. Việc đo lường từng giai đoạn nhỏ giúp duy trì động lực trong dài hạn, có nghĩa là bạn có nhiều khả năng hoàn thành những công việc lớn hơn.

2. Khi bạn hoàn thành công việc càng nhanh thì bạn càng dễ có thái độ làm việc năng suất và hiệu quả hơn cho thời gian làm việc tiếp theo trong ngày.

Ở điểm thứ hai này, tốc độ bạn hoàn thành công việc đầu tiên có tầm quan trọng đặc biệt trong việc duy trì thái độ làm việc tích cực trong ngày làm việc.

Tốc độ để hoàn thành

Trollope không cần phải chờ đến 3 tháng để cảm nhận cảm giác hoàn thành một cuốn sách hay chờ 3 ngày khi ông viết xong được một chương. Cứ mỗi 15 phút là ông có thể kiểm tra được tiến độ của mình. Nếu ông đã viết được 250 từ, ông có thể dễ dàng kiểm tra và cảm nhận được thành tựu ngay lập tức.

Mỗi block 15 phút viết lách của Trollope được thiết kế hoàn hảo cho phép ông có thể “hoàn tất công việc” nhanh hơn khi thực hiện những dự án lớn. Ông đã nhận được giá trị lâu dài của phương thức làm việc này.

Dĩ nhiên bạn hoàn toàn có thể sử dụng một chiến lược tương tự cho các công việc khác chứ không chỉ là viết lách. Ý tưởng cơ bản của phương pháp này là để có thông tin phản hồi nhanh chóng khi thực hiện các dự án lớn. Càng sớm nhận được phản hồi rằng mình đang đi đúng hướng thì chúng ta càng sớm nhận ra mình phù hợp với hướng đi này.

Xem thêm: Người giàu hành động khác thế nào so với số đông?

TIN LIÊN QUAN